В понедельник, второго октября, Мария пришла на работу раньше обычного. Не потому, что особенно скучала по офису перед отпуском. Просто хотела уйти спокойно, без звонка из машины через сорок минут: «Маш, а где у нас?..»
На её столе лежали две пачки документов, кружка с остывшим кофе и папка, которую она собирала всю предыдущую неделю.
В половине девятого Мария отнесла её Руслану Сергеевичу.
— Здесь всё на две недели, — сказала она. — По дням. Отдельно поставщики, доставки, клиенты, документы на возвраты. И ещё нужен человек, который будет смотреть общую почту и собирать это в одну цепочку.
Руслан Сергеевич открыл папку примерно посередине.
— Ты в отпуск или в экспедицию на Северный полюс?
За соседним столом хмыкнул Артём из отдела продаж.
Начальник перелистнул ещё пару страниц.
— Да что она вообще делает? Такое ощущение, будто половина компании на тебе держится.
Сказал он это весело, без злости. Именно поэтому Мария ничего не ответила.
Она уже слышала подобное.
«Ну это же текучка».
«Там на десять минут».
«Просто отправь документы».
«Просто уточни у склада».
Из таких «просто» состоял почти весь её рабочий день.
Компания была небольшой — тридцать два человека. Они продавали кофемашины, холодильные столы, печи, посудомоечное оборудование и всё остальное, без чего новое кафе может красиво открыть двери и через пять минут обнаружить, что готовить ему не на чем.
Менеджеры искали клиентов.
Закупки договаривались с поставщиками.
Склад принимал товар.
Бухгалтерия платила.
Логистика возила.
А Мария находилась где-то между всеми ними.
Если менеджер обещал клиенту доставку в четверг, именно Мария проверяла, приехало ли оборудование от поставщика, проведена ли оплата, есть ли машина и подписал ли клиент приложение к договору.
Если бухгалтерии приходили три счета от одной компании, Мария выясняла, какой из них последний.
Если склад говорил: «У нас тут коробка уже неделю стоит», Мария находила заказ и выясняла, кто должен был её забрать.
Официально её должность называлась «операционный специалист».
Неофициально никто ничего не называл. Просто писали:
«Маша, посмотри».
И Мария смотрела.
Перед отпуском она несколько раз просила Руслана Сергеевича решить, кому передать её участок.
— Зачем? — удивился он. — Две недели всего.
— Потому что там есть платежи с датами, доставки и документы.
— Бухгалтерия платежи проведёт. Менеджеры своих клиентов знают.
— Они знают клиентов. Но не всю цепочку.
Руслан Сергеевич отмахнулся:
— Не создавай сложность там, где её нет.
Поэтому Мария создала папку.
На всякий случай.
В девять двадцать она закрыла рабочую почту, убрала кружку в шкафчик и сказала коллегам:
— Всё. До шестнадцатого.
— Телефон хоть брать будешь? — спросила Лариса из бухгалтерии.
— Личный — да.
— А если что-то срочное?
Мария посмотрела на неё.
— Ларис, если за десять рабочих дней без меня компания развалится, проблема явно не в моём отпуске.
Лариса засмеялась.
Руслан Сергеевич из кабинета крикнул:
— Не развалимся!
— Вот и отлично, — ответила Мария.
Через час они с мужем уже выезжали из города.
Алексей давно хотел несколько дней пожить в Плёсе, потом поездить по небольшим городам по Волге. Они специально ничего особенно не планировали: гостиницы забронировали только на первую неделю, дальше собирались решать по погоде и настроению.
Мария выключила уведомления рабочего мессенджера ещё на заправке.
— Точно? — спросил Алексей.
— Абсолютно.
— Даже страшно.
— Мне тоже. Поэтому выключила.
Первый день в офисе действительно прошёл почти нормально.
Правда, водитель Вадим дважды поднялся с первого этажа в отдел продаж.
— Мне холодильный стол куда везти?
Артём не отрывался от компьютера:
— В «Мяту».
— Это я вижу. Адрес какой?
— В заказе.
— В каком?
Артём поискал письмо.
Потом второе.
Потом написал менеджеру клиента.
Через пятнадцать минут выяснилось, что кафе открывало вторую точку, а адрес в старом договоре относился к первой.
Обычно Мария утром отправляла водителю отдельный лист маршрута.
В этот понедельник листа не было.
К обеду другой менеджер не смог найти подписанный акт по августовской поставке.
После обеда Лариса получила от поставщика три счета на одну кофемашину.
Суммы отличались на несколько тысяч.
— Какой платить? — спросила она у Артёма.
— Последний.
— Какой из них последний?
— По дате.
— У двух одна дата.
— Тогда новый.
Лариса медленно сняла очки.
— Артём, ты сейчас мне очень помог.
До конца дня она не заплатила ни один.
Ничего катастрофического не произошло.
Руслан Сергеевич даже ушёл домой в половине седьмого и, проходя мимо пустого стола Марии, усмехнулся:
— Ну вот. Живы.
Во вторник в 10:17 позвонил поставщик профессиональных печей.
Менеджер по закупкам Вера сняла трубку и почти сразу пошла к начальнику.
— Они остановили отгрузку.
— С чего вдруг?
— Нет оплаты.
Руслан Сергеевич вызвал Ларису.
— Почему не заплатили?
Та открыла электронную почту.
— Потому что я вчера утром запросила подтверждение суммы. Вот три счета. Мне никто не ответил.
— А кто должен был ответить?
Лариса посмотрела на него поверх очков.
— Обычно Мария проверяет с закупками, какой счёт актуальный, и присылает мне номер.
— Вера почему не проверила?
Вера развела руками:
— Потому что мне никто не написал, что пришли три версии. Поставщик отправляет счета на общую почту.
Руслан Сергеевич повернулся к компьютеру.
— Хорошо. Сейчас разберёмся.
Разобрались за сорок минут.
Оплату отправили.
Но поставщик сообщил, что машина на Ярославль уже ушла.
Следующая плановая отгрузка была только через два дня.
— Нам в среду печь клиенту ставить, — сказал Артём.
— Значит, заберём отдельно.
— От них?
— От них.
— Это почти четыреста километров в одну сторону.
Руслан Сергеевич помолчал.
— Сколько срочная доставка?
Вера назвала сумму.
Шутить начальник уже не стал.
После обеда ситуация решила не ограничиваться одной печью.
Артём прибежал со словами:
— У нас машина на «Северный двор» заказана?
Руслан Сергеевич поднял голову:
— Какая машина?
— Завтра доставка. Два холодильника, посудомойка и столы.
Позвали склад.
Начальник склада Евгений сказал:
— Мы грузить готовы.
— Машина где?
— А я откуда знаю?
— Вы же отгружаете.
— Мы отгружаем в машину. Машины я не заказываю.
Позвали логиста.
Денис выслушал всех троих.
— Мне заявку кто отправлял?
— Артём.
— Ничего он мне не отправлял.
Артём развернул монитор:
— У меня заказ закрыт. Доставка на четвёртое.
Денис пожал плечами:
— Последние два года Мария кидает мне заявку: объём, адрес, контакт, время разгрузки. Я по ней ставлю машину.
В кабинете стало тихо.
Руслан Сергеевич спросил:
— А почему только Мария?
— Не знаю, — честно сказал Денис. — Вы так организовали.
— Я?
— Ну не я же.
Машину нашли.
Дороже обычной почти вдвое.
Потому что искать грузовой транспорт на следующее утро оказалось значительно сложнее, чем за несколько дней.
К среде сотрудники уже не решали проблемы.
Они выясняли, кто именно должен был их решить.
Один клиент ждал документы с исправленным юридическим адресом.
Другому не отправили акт сверки.
Курьер отвёз оригиналы договора на старый адрес ресторана, потому что адрес в карточке никто не обновил.
На складе Евгений обнаружил кофемолку и две коробки фильтров.
— Они чьи вообще?
Артём посмотрел заказ.
— «Брусника».
— Так они должны были на прошлой неделе забрать.
— Кто им сообщил?
— Не знаю.
— Ну вот и я не знаю.
— Машу спросить?
Оба замолчали.
Звонить Марии первым предложил Руслан Сергеевич.
Лариса напомнила:
— Она сказала, что рабочий телефон отключит.
— А личный?
— У вас есть?
Не было.
Мария никогда не скрывала номер. Просто Руслану Сергеевичу за четыре года ни разу не понадобилось звонить ей вечером или в выходной.
Все рабочие вопросы каким-то образом успевали решиться в рабочее время.
Около одиннадцати он заметил на краю стола папку.
Точнее, угол папки из-под двух каталогов и коммерческого предложения.
Руслан Сергеевич вытащил её и открыл первую страницу.
Там была таблица по датам.
3 октября, до 12:00 — подтвердить актуальный счёт «ТехноПроф», передать Ларисе на оплату. При отсутствии оплаты отгрузку приостанавливают.
Ниже:
3 октября — отправить Денису заявку на машину для «Северного двора». Объём 11 м³. Доставка 4 октября с 10:00 до 12:00. Контакт клиента приложен.
Ещё ниже:
«Брусника» — товар на складе с 26 сентября. Самовывоз. Напомнить клиенту 2 октября.
Руслан Сергеевич посмотрел на часы.
Потом ещё раз на первую строку.
Потом позвал Артёма.
— Она это когда написала?
— На прошлой неделе.
— Ты видел?
— Нет.
Позвали Ларису.
Та увидела таблицу и сказала:
— Мария мне говорила, что всё распишет.
— Почему мне никто не сказал?
Лариса даже не сразу поняла вопрос.
— Руслан Сергеевич, она вам сама сказала.
Он ничего не ответил.
Потому что вспомнил.
«Ты в отпуск или в экспедицию на Северный полюс?»
Дозвониться до Марии всё-таки попытались.
Один раз.
В среду после обеда.
Телефон был выключен.
В это время Мария сидела с Алексеем в кафе у окна, ела драники и спорила, стоит ли ехать дальше или остаться ещё на ночь.
Рабочий телефон лежал в чемодане.
— Не тянет проверить? — спросил Алексей.
— Вчера тянуло.
— А сегодня?
Мария подумала.
— Сегодня уже интересно, что они будут делать.
— Жестоко.
— Нет. Жестоко — четыре года делать работу пяти человек и каждый раз слышать, что это «обычная текучка».
Алексей поднял чашку.
— За текучку.
Мария стукнула своей чашкой о его.
Офис без неё не развалился.
Но к пятнице всем стало ясно, что существовать он действительно может значительно дороже.
За отдельную доставку печи заплатили двадцать восемь тысяч рублей вместо плановых восьми.
На срочной машине для «Северного двора» потеряли ещё девятнадцать тысяч относительно обычного тарифа.
Клиенту, которому сорвали монтаж на день, Руслан Сергеевич сам предложил скидку пятнадцать тысяч на сервисное обслуживание.
Всего за четыре дня компания потеряла на исправлении организационных ошибок пятьдесят четыре тысячи рублей.
И это без учёта времени сотрудников.
Руслан Сергеевич два вечера подряд оставался в офисе до десяти.
Сначала он пытался понять, откуда берётся заявка на доставку.
Потом — почему один возврат нельзя просто «отправить поставщику».
Оказалось, сначала нужен акт от клиента, затем фотографии оборудования, согласование поставщика, транспортная накладная, отметка склада и корректировочный документ для бухгалтерии.
— А Мария это всё делает? — спросил он у Ларисы.
— Да.
— Одна?
— Нет. Все делают свои части. Она следит, чтобы эти части встретились в нужном порядке.
Руслан Сергеевич потёр лицо ладонью.
— Почему вы мне раньше не объяснили?
Из-за соседнего стола Артём сказал:
— Объясняли.
Руслан Сергеевич посмотрел на него.
— Когда?
— Когда вы хотели ещё интернет-магазин на неё повесить.
Лариса добавила:
— И когда увольнялась Оксана из документооборота.
Евгений, зашедший за подписью, напомнил:
— И весной, когда Мария просила помощника.
Руслан Сергеевич нахмурился:
— И что я сказал?
Лариса улыбнулась:
— «Ну это же обычная текучка».
В кабинете засмеялись.
Сам Руслан Сергеевич тоже усмехнулся, но уже совсем иначе.
— Ладно. Заслужил.
На второй неделе он решил проверить, можно ли просто распределить работу Марии между остальными.
Часть документов отдал Артёму.
Контроль отгрузок — Денису.
Возвраты — Вере.
Общую почту — Ларисе.
Через два дня первым пришёл Денис.
— Я либо машины ставлю, либо выясняю, кто какой акт подписал. Вместе не получается.
После него появилась Вера.
— Я могу вести возвраты. Но тогда снимите с меня часть поставщиков.
Лариса даже не просила встречи.
Просто положила на стол список из двадцати семи писем.
— Это за сегодня. И это только то, где надо разобраться, кому письмо вообще предназначено. Если я буду заниматься этим постоянно, платежи придётся переносить на вечер.
Последним пришёл Артём.
— Я вчера полтора часа собирал комплект документов клиенту.
— Полтора часа — не катастрофа.
— Согласен. Только я в это время не звонил новым клиентам. Выберите, что вам сейчас нужнее.
Руслан Сергеевич посмотрел на четверых.
Так на второй неделе отпуска Марии её работу официально поделили между четырьмя людьми.
И четыре человека почти одновременно объяснили начальнику, что бесплатно взять её сверху к своей работе они не готовы.
После этого Руслан Сергеевич открыл штатное расписание.
Шестнадцатого октября Мария пришла в офис в девять без пяти.
Загорелая она не была — всё-таки октябрь. Зато выглядела так, будто две недели нормально спала.
Первой её увидела Лариса.
— Маша!
Она встала из-за стола.
— Я тебя сейчас либо обниму, либо заставлю разбирать общую почту.
— Начни с объятий.
Артём выглянул из-за перегородки:
— Вернулась?
— Я тоже рада тебя видеть.
— Я теперь знаю, как оформить замену оборудования.
— Поздравляю.
— Не издевайся.
— Даже не начинала.
Денис из логистики принёс ей кофе.
Мария посмотрела на стаканчик.
— Это что?
— Взнос в восстановление отношений между отделами.
— А что случилось с отношениями?
— Ты много пропустила.
Из кабинета вышел Руслан Сергеевич.
Остановился.
— Мария, доброе утро.
— Доброе.
Он выдержал небольшую паузу.
— Зайдёшь?
В кабинете на столе лежала её папка.
Уже сверху.
Без каталогов.
Руслан Сергеевич кивнул на кресло.
— Отдохнула?
— Да.
— Хорошо.
Мария села.
— Я так понимаю, компания существует.
— Существует.
— Значит, эксперимент успешный.
Руслан Сергеевич коротко рассмеялся.
— Я бы не стал так формулировать.
Он рассказал про печь, машину, возвраты, документы и распределение обязанностей.
Потом сказал:
— В общем, возвращаем всё как было. Только папку эту надо сделать нормальным регламентом.
Мария не ответила.
— Что? — спросил он.
— Я не хочу возвращать всё как было.
Руслан Сергеевич удивился:
— В смысле?
Мария достала из сумки несколько распечатанных листов.
Это был тот же список обязанностей, который она подготовила ещё перед отпуском.
Только теперь напротив каждого блока стояло примерное время.
— У меня официально одна должность. Фактически я координирую поставщиков, бухгалтерию, логистику, склад и клиентские документы. Я давно говорила, что объём вырос.
— Хорошо. Сейчас мы это увидели.
— Вот именно.
Она положила лист перед ним.
— Поэтому вариантов два. Либо с меня снимается часть процессов и я остаюсь операционным специалистом на прежних условиях. Либо мы закрепляем координацию официально и меняем зарплату.
Руслан Сергеевич откинулся на спинку кресла.
— Ты прямо из отпуска подготовленная пришла.
— Я подготовленная в отпуск ушла.
Он посмотрел на неё.
— Сколько?
Мария назвала сумму.
Сейчас она получала шестьдесят восемь тысяч рублей после налогов. Просила восемьдесят восемь.
Руслан Сергеевич помолчал.
— Двадцать тысяч сверху?
— Да.
— Серьёзно.
— Вы за четыре дня пятьдесят четыре тысячи заплатили только потому, что несколько моих задач никто не сделал вовремя.
Он прищурился:
— Уже посчитала?
— Лариса рассказала за первые десять минут.
Из бухгалтерии донёсся её голос:
— Я всё слышу!
Руслан Сергеевич рассмеялся.
— Восемьдесят пять.
— И помощник на первичку.
— Какой ещё помощник?
— Половину стандартных актов, карточки контрагентов, сбор подписанных документов и сортировку общей почты можно передать младшему сотруднику. Иначе через полгода мы снова окажемся в той же точке, только с моей новой зарплатой.
Он постучал пальцами по столу.
— Восемьдесят пять и помощник на полставки.
— Восемьдесят восемь и помощник.
— Мария.
— Руслан Сергеевич.
Они посмотрели друг на друга.
— Восемьдесят семь.
Мария улыбнулась:
— Хорошо.
— Торгуешься ты лучше наших продажников.
— Потому что я знаю себестоимость хаоса.
К концу октября изменения оформили.
Мария стала ведущим специалистом по операционной координации.
Её зарплата выросла с шестидесяти восьми до восьмидесяти семи тысяч рублей на руки.
Часть рутинного документооборота передали новой сотруднице Полине, которую взяли на неполный день с последующим переходом на полную ставку.
Мария больше не проверяла каждый стандартный акт сама.
Зато именно она контролировала цепочки, где участвовало несколько отделов: крупные поставки, возвраты, нестандартные доставки и проблемные оплаты.
Папка тоже пригодилась.
Руслан Сергеевич настоял, чтобы на её основе сделали общий электронный регламент.
Теперь платежи с критическими сроками попадали в календарь бухгалтерии.
Заявки на машины создавались через общую форму.
По возвратам появился чек-лист.
А главное — если Мария уходила в отпуск, её работу уже не предполагалось заменить фразой «ну вы там сами разберитесь».
Через месяц на общем совещании Руслан Сергеевич обсуждал декабрьские поставки.
На экране была схема новых процессов.
Артём, которому всё ещё иногда доставалось за забытые заявки, поднял руку:
— Руслан Сергеевич, у меня вопрос.
— Какой?
— Мы в итоге поняли, что Мария вообще делает?
В комнате засмеялись.
Мария тоже.
Руслан Сергеевич посмотрел сначала на экран, потом на неё.
— Поняли.
— И?
Он закрыл ноутбук.
— Проверять будем только по одному человеку за раз. Второй такой эксперимент компания может не оплатить.
На этот раз Мария засмеялась громче всех.
Потому что теперь это была уже действительно шутка.
